Cómo Online Vallès multiplicó por 3 su tasa de cierre automatizando el seguimiento de leads de ticket alto
Online Vallès captaba leads de calidad pero los perdía por falta de seguimiento sistemático. Con tickets medios superiores a 2.000€, cada lead sin respuesta rápida era dinero que se iba a la competencia. La automatización del proceso comercial cambió completamente la ecuación.
La situación antes de empezar
Online Vallès ofrece servicios digitales para empresas del Vallès Occidental con tickets medios superiores a 2.000€. Captaban leads de forma constante — a través de su web, Google Ads y referencias — pero el proceso de seguimiento era completamente manual y dependía de que alguien del equipo recordara hacer el seguimiento.
El resultado era previsible: leads que entraban un viernes y no recibían respuesta hasta el lunes, propuestas enviadas sin seguimiento posterior, clientes potenciales que desaparecían sin que nadie supiera exactamente en qué punto del proceso se habían perdido. Con tickets de más de 2.000€, perder un lead por falta de seguimiento no es un error menor — es perder el equivalente a semanas de trabajo.
Al analizar su proceso comercial, identificamos que el 60% de los leads que no cerraban no habían recibido más de un contacto. No era un problema de precio ni de propuesta — era un problema de seguimiento. Los estudios del sector indican que el 80% de las ventas B2B requieren entre 5 y 12 contactos antes de cerrar.
Qué hicimos
Implementación de CRM con pipeline visual
Implementamos un CRM adaptado a su proceso comercial con un pipeline visual de etapas: nuevo lead → contactado → propuesta enviada → en negociación → cerrado / perdido. Cada lead entra automáticamente al CRM desde el formulario web y queda asignado al comercial correspondiente con toda la información del contacto.
Automatización del primer contacto en menos de 5 minutos
El tiempo de respuesta al primer contacto es crítico en servicios de ticket alto. Automatizamos el envío de un email personalizado en menos de 5 minutos desde que el lead rellena el formulario — confirmando que se ha recibido la solicitud, presentando brevemente la empresa y anticipando el siguiente paso. Esto elimina el silencio inicial que hace perder leads antes de que el comercial pueda llamar.
Secuencia de seguimiento automatizada
Configuramos una secuencia de seguimiento automática para leads que no responden: email de seguimiento a las 48 horas, recordatorio al comercial al tercer día para llamada telefónica, segundo email con caso de éxito relevante al día 7, y alerta final al día 14. Todo automático — el comercial solo interviene en los pasos que requieren conversación real.
Alertas y tareas automáticas en el CRM
Configuramos alertas automáticas para que ningún lead se quede sin actividad durante más de 3 días. El CRM genera tareas automáticas al comercial cuando un lead lleva tiempo sin movimiento, cuando una propuesta lleva más de 5 días sin respuesta o cuando un cliente está próximo a renovar.
El flujo automatizado completo
El lead se crea automáticamente en el CRM con todos sus datos. El comercial recibe una notificación instantánea.
El lead recibe confirmación personalizada antes de que el comercial pueda llamar. Reduce la ansiedad del cliente y posiciona la empresa como ágil y profesional.
El comercial llama, cualifica el lead y envía la propuesta. El CRM registra todo y activa el seguimiento automático.
Si el lead no responde, la secuencia de emails y alertas al comercial se activa sola. Sin depender de que nadie recuerde hacer el seguimiento.
Los leads que no cierran en el ciclo inicial entran en una lista de reactivación trimestral automática. Varios clientes han cerrado meses después de su primer contacto.
Resultados a los 90 días
En los primeros 90 días tras la implementación, la tasa de cierre de Online Vallès se multiplicó por 3 — sin captar más leads, sin cambiar los precios y sin ampliar el equipo comercial. El mismo volumen de leads, gestionado de forma sistemática y sin fisuras, generó tres veces más clientes.
El impacto más visible fue en los leads de ticket más alto — los proyectos superiores a 3.000€ — que antes requerían más seguimiento y eran precisamente los que más se perdían por falta de perseverancia. Con la secuencia automatizada, ningún lead de ese perfil se queda sin 8-10 puntos de contacto antes de darlo por perdido.
"Antes sabíamos que perdíamos ventas por no hacer seguimiento pero no teníamos tiempo de hacerlo todo manual. Ahora el sistema hace el trabajo sucio y nosotros solo intervenimos cuando de verdad hay que hablar con el cliente." — Responsable comercial de Online Vallès.
Por qué la automatización comercial es especialmente crítica en servicios de ticket alto
En servicios con tickets superiores a 1.000€, el ciclo de decisión del cliente es más largo y el proceso de seguimiento más complejo. El cliente necesita más contactos, más información y más tiempo para decidir. Sin un sistema que gestione ese proceso de forma automática, la mayoría de empresas dejan ir oportunidades simplemente porque el seguimiento manual es agotador y difícil de mantener.
La automatización no reemplaza la relación humana — la potencia. El comercial puede centrarse en las conversaciones que importan mientras el sistema se encarga de que ningún lead se pierda por falta de seguimiento. Puedes ver más sobre cómo trabajamos la automatización y CRM para empresas en nuestra página de servicio.
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